POLITIQUE DE TEKSAVVY SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

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POLITIQUE DE TEKSAVVY SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS I. INTRODUCTION TekSavvy Solutions Inc. (« TekSavvy ») et ses succursales et sociétés affiliées (collectivement les « sociétés de TekSavvy » et individuellement la « société de TekSavvy ») fournissent une vaste gamme de services de télécommunication aux clients, y compris l’accès Internet et des services téléphoniques locaux et interurbains au Canada. Les sociétés de TekSavvy (définie à la partie IV ci-dessous) sont engagées à protéger la vie privée, la confidentialité, la sécurité et l’exactitude des renseignements personnels des clients et des employés. En 1996, le Code type sur la protection des renseignements personnels, CAN/CSA-Q830-96 de l’Association canadienne de normalisation (le « Code CSA ») a été publié comme Norme nationale du Canada. Par la suite, le Code CSA a été intégré en grande partie dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, L.C. 2000, ch.5, ainsi modifié (« LPRPDE »). La Politique de TekSavvy sur la protection des renseignements personnels (« Politique sur la protection des renseignements personnels ») est un énoncé des principes et des lignes directrices relatifs aux exigences minimales visant la protection des renseignements personnels fournis par les sociétés de TekSavvy à leurs clients et à leurs employés. La Politique sur la protection des renseignements personnels a pour but d’établir des pratiques responsables et transparentes dans la gestion des renseignements personnels, conformément au Code CSA et la législation fédérale. Les sociétés de TekSavvy continueront de revoir la Politique sur la protection des renseignements personnels au moins tous les cinq ans, afin de s’assurer qu’elle est pertinente et qu’elle demeure à jour par rapport aux technologies et aux lois changeantes, ainsi qu’aux besoins des sociétés de TekSavvy, de nos clients et employés qui évoluent constamment. II. RÉSUMÉ DES PRINCIPES Premier principe – Responsabilité Les sociétés de TekSavvy sont responsables des renseignements personnels dont elles ont la gestion et doivent désigner une ou des personnes qui devront s’assurer du respect des principes énoncés ci-dessous. Deuxième principe – Détermination des fins de la collecte de renseignements personnels Les fins auxquelles des renseignements personnels sont recueillis doivent être déterminées par les sociétés de TekSavvy avant la collecte ou au moment de celle-ci. Troisième principe – Consentement pour la collecte, l’utilisation ou la communication des renseignements personnels Tout client doit être informé de toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui le concernent et y consentir, à moins qu’il ne soit pas approprié de le faire. Quatrième principe – Limitation de la collecte des renseignements personnels Les sociétés de TekSavvy ne peuvent recueillir que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées. Les sociétés de TekSavvy doivent collecter les renseignements personnels de façon honnête et licite. Cinquième principe – Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation des renseignements personnels Les renseignements personnels ne doivent pas être utilisés ou communiqués par les sociétés de TekSavvy à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige. Les sociétés de TekSavvy ne doivent conserver les renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées. Sixième principe – Exactitude des renseignements personnels Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés. Septième principe – Mesures de sécurité Les sociétés de TekSavvy doivent protéger les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité. Huitième principe – Transparence à l’égard des politiques et des pratiques Les sociétés de TekSavvy doivent faire en sorte que des renseignements précis sur leurs politiques et leurs pratiques concernant la gestion des renseignements personnels soient facilement accessibles à tout client et employé. Neuvième principe – Accès aux renseignements personnels par les clients et les employés Les sociétés de TekSavvy doivent informer tout client ou employé qui en fait la demande de l’existence de renseignements personnels qui la concernent, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettre de les consulter. Il sera aussi possible au client ou à l’employé de contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements et d’y faire apporter les corrections appropriées. Dixième principe – Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes Un client ou un employé doit être en mesure de se plaindre du non-respect des principes énoncés ci-dessus en communiquant avec la ou les personnes responsables de faire respecter la Politique sur la protection des renseignements personnels au sein des sociétés de TekSavvy concernées. III. PORTÉE ET APPLICATION Les dix principes qui constituent le fondement de la Politique sur la protection des renseignements personnels sont interreliés, et les sociétés de TekSavvy doivent respecter les dix principes dans leur ensemble. Chaque principe doit être lu en se rapportant aux commentaires qui l’accompagnent. Comme le prévoit la LPRPDE, les commentaires de la Politique sur la protection des renseignements personnels ont été personnalisés afin de tenir compte des questions relatives aux renseignements personnels qui sont propres aux sociétés de TekSavvy. Voici la portée et l’application de la Politique sur la protection des renseignements personnels : · La Politique sur la protection des renseignements personnels s’applique aux renseignements personnels sur des clients et des employés des sociétés de TekSavvy, qui sont recueillis, utilisés ou communiqués par les sociétés de TekSavvy. · La Politique sur la protection des renseignements personnels s’applique à la gestion des renseignements personnels sous toutes ses formes, orale, électronique ou écrite. · La Politique sur la protection des renseignements personnels n’impose pas de restrictions à la collecte, à l’utilisation ou à la communication des renseignements suivants par les sociétés de TekSavvy : (i) Les renseignements auxquels le public a accès, comme le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et l’adresse électronique d’un client, lorsqu’ils sont inscrits dans un répertoire ou publiés dans l’assistance-annuaire. (ii) Le nom, le titre ou l’adresse du lieu de travail ou numéro d’un employé à une organisation. L’application de la Politique sur la protection des renseignements personnels est assujettie aux exigences ou aux dispositions des lois, règlements, tarifs ou accords applicables, ou à l’ordonnance ou décisions de tout tribunal ou autre pouvoir juridique, y compris les règlements, ordonnances ou décisions applicables du Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes. IV. DÉFINITIONS Collecte – le fait de rassembler, d’acquérir, d’enregistrer ou d’obtenir des renseignements personnels, de n’importe quelle source, y compris des tiers, et par tous les moyens. Consentement – acceptation volontaire de la collecte, de l’utilisation et de la communication des renseignements personnels à des fins définies. Le consentement peut être explicite ou implicite, et il peut être donné par la personne concernée ou par un représentant autorisé. Le consentement explicite peut être donné verbalement, par voie électronique ou par écrit, mais il est sans équivoque et il n’exige aucune inférence de la part des sociétés de TekSavvy. Le consentement implicite est celui que l’on peut raisonnablement inférer par les gestes ou l’inaction d’une personne. Client – une personne qui utilise ou demande d’utiliser des biens ou services d’une société de TekSavvy, ou qui ne fournirait pas des renseignements personnels à une société de TekSavvy autrement que dans le cadre des activités commerciales d’une société de TekSavvy. Communication – mettre les renseignements personnels à la disposition d’un tiers. Employé – un employé d’une société de TekSavvy. Renseignements personnels – renseignements sur une personne identifiable, mais pas des renseignements cumulatifs qui ne peuvent pas être associés à une personne précise. Dans le cas d’un client, ces renseignements comprennent des renseignements sur le crédit d’un client, ses dossiers de facturation, le service et l’équipement, et toute plainte enregistrée. Dans le cas d’un employé, ces renseignements comprennent les renseignements qui se trouvent dans son dossier personnel d’emploi, ses évaluations de rendement, et les renseignements médicaux et sur les avantages sociaux, mais ils ne comprennent pas le nom de l’employé, le titre de son poste, l’adresse de son lieu de travail ou son numéro de téléphone au travail. Tiers – une personne autre que le client ou son agent, ou une organisation autre que les sociétés de TekSavvy. Utilisation – le traitement, la manipulation et la gestion des renseignements personnels par les sociétés de TekSavvy. V. LA POLITIQUE DE TEKSAVVY SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS EN DÉTAIL Premier principe – Responsabilité Les sociétés de TekSavvy sont responsables des renseignements personnels dont elles ont la gestion et doivent désigner une ou des personnes qui devront s’assurer du respect des principes énoncés ci-dessous. 1.1 Il incombe à la haute direction des sociétés de TekSavvy d’assurer le respect des dispositions de la Politique sur la protection des renseignements personnels; à cette fin, la haute direction doit désigner au moins une personne comme responsable du respect de la Politique sur la protection des renseignements personnels. D’autres membres des sociétés de TekSavvy peuvent être délégués pour agir au nom de la ou des personnes désignées, ou pour assurer la collecte et le traitement quotidiens des renseignements personnels. 1.2 Les sociétés de TekSavvy communiqueront, sur demande, le titre du poste de la personne ou des personnes désignées pour veiller au respect de la Politique sur la protection des renseignements personnels par les sociétés de TekSavvy. Les sociétés de TekSavvy ont désigné un ombudsman de la protection des renseignements personnels pour veiller au respect de la Politique sur la protection des renseignements personnels. Vous pouvez communiquer avec l’ombudsman de la protection des renseignements personnels à l’adresse suivante : Ombudsman de la protection des renseignements personnels TekSavvy Solutions Inc. 330, rue Richmond, bureau 205 Chatham (Ontario) N7M 1P7 Télécopieur : 519‑360‑1716 Courriel : privacy@teksavvy.com 1.3 Les sociétés de TekSavvy sont responsables des renseignements personnels en leur possession ou sous leur contrôle, y compris les renseignements qui ont été transférés à un tiers aux fins de traitement. Les sociétés de TekSavvy doivent employer les moyens appropriés pour fournir un degré de protection comparable pendant que les renseignements qui sont en cours de traitements par une tierce partie (voir le septième principe). 1.4 Les sociétés de TekSavvy ont mis en œuvre des politiques et des procédures en vue de l’effectivité de la Politique sur la protection des renseignements personnels, y compris : a) la mise en œuvre des procédures pour protéger les renseignements personnels et pour veiller au respect de la Politique sur la protection des renseignements personnels par les sociétés de TekSavvy; b) la mise en place des procédures pour recevoir les plaintes et les demandes de renseignements, et y donner suite; c) la formation du personnel et la transmission au personnel des renseignements sur les politiques et pratiques des sociétés de TekSavvy; d) la rédaction des documents explicatifs concernant les politiques et les pratiques des sociétés de TekSavvy. Deuxième principe – Détermination des fins de la collecte de renseignements personnels Les fins auxquelles des renseignements personnels sont recueillis doivent être déterminées par les sociétés de TekSavvy avant la collecte ou au moment de celle-ci. 2.1 Les sociétés de TekSavvy recueillent des renseignements personnels uniquement aux fins suivantes : a) Établir et entretenir des rapports commerciaux avec les clients et fournir un service continu. b) Comprendre les besoins des clients. c) Développer, améliorer, commercialiser ou fournir des biens et services. d) Gérer et développer leurs activités et leurs opérations, y compris les questions liées au personnel et à l’emploi. e) Satisfaire aux exigences imposées par les lois et les règlements. Les références ultérieures à « fins précisées » veulent dire les fins déterminées dans le présent principe 2.1. 2.2 Les sociétés de TekSavvy doivent indiquer au client ou à l’employé, oralement, par voie électronique ou par écrit, avant ou au moment de recueillir les renseignements personnels, les fins déterminées. Sur demande, les personnes qui recueillent les renseignements personnels doivent expliquer ces fins déterminées, ou renvoyer les particuliers à une personne désignée des sociétés de TekSavvy, qui expliquera les fins. 2.3 Sauf si la loi l’exige, les sociétés de TekSavvy ne doivent pas utiliser ou communiquer les renseignements personnels qui ont été recueillis à toute nouvelle fin, sans d’abord déterminer et documenter la nouvelle fin et obtenir le consentement du client ou de l’employé. Troisième principe – Consentement pour la collecte, l’utilisation ou la communication des renseignements personnels Toute personne doit être informée de toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui la concernent et y consentir, à moins qu’il ne soit pas approprié de le faire. 3.1 Dans certaines circonstances, il est possible de recueillir, d’utiliser et de communiquer des renseignements à l’insu de la personne concernée et sans son consentement. Par exemple, les sociétés de TekSavvy peuvent recueillir ou utiliser les renseignements personnels à l’insu de la personne ou sans son consentement s’il est nettement dans l’intérêt de la personne de le faire et qu’il est impossible d’obtenir rapidement son consentement, comme dans le cas d’un mineur, d’une personne gravement malade ou qui souffre d’incapacité mentale. Les sociétés de TekSavvy peuvent aussi recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels à l’insu de la personne ou sans son consentement si la demande de consentement de la personne va à l’encontre du but visé par la collecte des renseignements, comme dans le cas d’une enquête sur une infraction à un accord ou à une loi fédérale ou provinciale. Les sociétés de TekSavvy peuvent aussi utiliser ou communiquer les renseignements personnels à l’insu de la personne concernée ou sans son consentement en cas d’urgence, si la vie, la santé ou la sécurité d’une personne est menacée. Les sociétés de TekSavvy peuvent communiquer des renseignements personnels à l’insu de la personne concernée ou sans son consentement à un avocat qui représente les sociétés de TekSavvy, afin de recouvrer une créance, de respecter un subpoena, un mandat ou autre ordonnance des tribunaux, ou conformément à d’autres exigences de la loi. 3.2 En obtenant le consentement, les sociétés de TekSavvy doivent prendre des mesures raisonnables pour s’assurer qu’un client ou un employé est informé des fins déterminées pour lesquels les renseignements personnels seront utilisés ou communiqués. Les fins doivent être énoncées d’une façon qui peut être raisonnablement comprise par le client ou l’employé. 3.3 En général, les sociétés de TekSavvy doivent obtenir le consentement des personnes concernées relativement à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels au moment de la collecte. Cependant, les sociétés de TekSavvy peuvent obtenir le consentement concernant l’utilisation et la communication des renseignements personnels après avoir recueilli ces renseignements, mais avant qu’ils soient utilisés ou communiqués à une nouvelle fin. 3.4 Les sociétés de TekSavvy exigeront des clients qu’ils consentent à la collecte, à l’utilisation ou à la communication des renseignements personnels comme condition de la fourniture d’un bien ou d’un service seulement si cette collecte, utilisation ou communication est nécessaire pour atteindre les fins déterminées. 3.5 Pour déterminer la forme appropriée que prendra le consentement, les sociétés de TekSavvy doivent tenir compte de la sensibilité des renseignements personnels et des attentes raisonnables de leurs clients et employés. 3.6 En général, l’utilisation des biens et services par un client, ou l’acceptation d’un emploi ou d’avantages sociaux par un employé, constituent un consentement implicite pour que les sociétés de TekSavvy recueillent, utilisent et communiquent des renseignements personnels pour toutes les fins déterminées. 3.7 Un client ou un employé peut retirer son consentement en tout temps, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles, et sur avis raisonnable. Les clients et les employés peuvent contacter les sociétés de TekSavvy pour obtenir de plus amples renseignements sur les conséquences associées au retrait de leur consentement. Quatrième principe – Limitation de la collecte des renseignements personnels Les sociétés de TekSavvy ne peuvent recueillir que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées. Les sociétés de TekSavvy doivent collecter les renseignements personnels de façon honnête et licite. 4.1 Les sociétés de TekSavvy recueillent des renseignements personnels principalement auprès de leurs clients ou employés. 4.2 Les sociétés de TekSavvy peuvent aussi recueillir des renseignements personnels à partir d’autres sources, y compris les bureaux de crédit, les employeurs ou les références personnelles, ou d’autres tiers qui se présentent comme ayant le droit de communiquer des renseignements. Cinquième principe – Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation des renseignements personnels Les renseignements personnels ne doivent pas être utilisés ou communiqués par les sociétés de TekSavvy à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige. Les sociétés de TekSavvy ne doivent conserver les renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées. 5.1 Dans certaines circonstances, des renseignements personnels peuvent être recueillis, utilisés ou communiqués à l’insu de la personne et sans son consentement. (Voir le principe 3.1.) 5.2 En outre, les sociétés de TekSavvy peuvent communiquer les renseignements personnels d’un client aux personnes suivantes : a) Un autre fournisseur de services de télécommunications pour la prestation efficiente et efficace des services de télécommunication b) Une entité qui s’occupe de fournir aux clients des services liés aux communications ou au répertoire de communications c) Une autre entité en vue du développement, de l’amélioration, de la commercialisation ou de la prestation de biens ou de services des sociétés de TekSavvy d) Un agent dont les services sont retenus par les sociétés de TekSavvy relativement au recouvrement du compte du client e) Les fournisseurs de crédit et les agences d’évaluation du crédit f) Une personne qui, selon le jugement raisonnable des sociétés de TekSavvy, recherche des renseignements en tant que mandataire du client g) Un ou des tiers, si le client consent à la communication ou si la communication est imposée par la loi 5.3 Les sociétés de TekSavvy peuvent communiquer des renseignements au sujet de leurs employés : a) pour l’administration régulière du personnel et des avantages sociaux; b) dans le contexte où il faut fournir des références concernant des employés actuels ou antérieurs, en réponse à des demandes d’employeurs prospectifs, dans la mesure où ces références sont accordées; c) lorsque la communication est imposée par la loi. 5.4 Seuls les employés des sociétés de TekSavvy, qui ont besoin d’accès pour des raisons d’affaires, ou dont les fonctions l’exigent raisonnablement, ont accès aux renseignements personnels sur les clients et les employés. 5.5 Les sociétés de TekSavvy conserveront les renseignements personnels seulement tant et aussi longtemps qu’ils sont nécessaires ou pertinents pour les fins déterminées, ou que la loi l’exige. Selon les circonstances, lorsque des renseignements personnels ont été utilisés pour prendre une décision au sujet d’un client ou d’un employé, les sociétés de TekSavvy doivent conserver, pendant un certain temps qui est raisonnablement suffisant pour permettre au client ou à l’employé d’accéder aux renseignements comme tels ou au motif de la décision. 5.6 Les sociétés de TekSavvy doivent maintenir des contrôles raisonnables et systématiques, des calendriers et des pratiques concernant la conservation et la destruction des renseignements et des dossiers, qui s’appliquent aux renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires ou pertinents pour les fins déterminées, ou dont la loi exige la conservation. Ces renseignements seront détruits, effacés ou rendus anonymes. Sixième principe – Exactitude des renseignements personnels Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés. 6.1 Les renseignements personnels utilisés par les sociétés de TekSavvy doivent être suffisamment exacts, complets et à jour pour réduire au minimum la possibilité que des renseignements inappropriés soient utilisés pour prendre une décision au sujet d’un client ou d’un employé. 6.2 Les sociétés de TekSavvy doivent mettre à jour les renseignements personnels sur les clients et les employés au fur et à mesure des besoins afin d’atteindre les fins déterminées, ou sur avis de la personne concernée. Septième principe – Mesures de sécurité Les sociétés de TekSavvy doivent protéger les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité. 7.1 Les sociétés de TekSavvy doivent protéger les renseignements personnels contre les risques de perte ou de vol, la consultation, la communication, la copie, l’utilisation, la modification ou la destruction non autorisée, en prenant des mesures de sécurité appropriées. Les sociétés de TekSavvy doivent protéger les renseignements quelle que soit la forme sous laquelle ils sont conservés. 7.2 Les sociétés de TekSavvy doivent protéger les renseignements contre la communication à des tiers au moyen d’ententes contractuelles stipulant la confidentialité des renseignements et les fins pour lesquelles ils doivent servir. 7.3 Il faut exiger, comme condition d’emploi à tous les employés de TekSavvy qui ont accès aux renseignements personnels, de respecter la confidentialité des renseignements personnels. Huitième principe – Transparence à l’égard des politiques et des pratiques Les sociétés de TekSavvy doivent faire en sorte que des renseignements précis sur leurs politiques et leurs pratiques concernant la gestion des renseignements personnels soient facilement accessibles à toute personne. 8.1 Les sociétés de TekSavvy doivent faire en sorte que les renseignements sur leurs politiques et pratiques soient faciles à comprendre, y compris : a) la fonction et l’adresse de la ou des personnes responsables d’assurer le respect de la Politique sur la protection des renseignements personnels par les sociétés de TekSavvy, et de celles à qui les demandes de renseignements ou les plaintes peuvent être transmises; b) les moyens d’accès aux renseignements personnels que possèdent les sociétés de TekSavvy; c) la description du genre de renseignements personnels que possèdent les sociétés de TekSavvy, y compris une explication générale de leur usage. 8.2 Les sociétés de TekSavvy rendront les renseignements accessibles afin d’aider les clients et les employés à exercer des choix concernant l’utilisation de leurs renseignements personnels, et les services renforçant la protection des renseignements personnels disponibles auprès des sociétés de TekSavvy. Neuvième principe – Accès aux renseignements personnels par les clients et les employés Les sociétés de TekSavvy doivent informer tout client ou employé qui en fait la demande de l’existence de renseignements personnels qui la concernent, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettre de les consulter. Il sera aussi possible au client ou à l’employé de contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements et d’y faire apporter les corrections appropriées. 9.1 Les sociétés de TekSavvy doivent donner à un client ou à un employé qui en fait la demande une occasion raisonnable d’examiner les renseignements personnels qui se trouvent dans son dossier. Les renseignements personnels seront fournis sous une forme compréhensible dans un délai raisonnable, et à coût minime ou sans frais pour la personne concernée. 9.2 Dans certains cas, il peut être impossible pour les sociétés de TekSavvy de donner accès à tous les renseignements personnels qu’elles possèdent sur un client ou un employé. Par exemple, les sociétés de TekSavvy peuvent ne pas donner accès aux renseignements si en le faisant elles sont susceptibles de révéler des renseignements personnels sur un tiers, ou si elles risquent vraisemblablement de nuire à la vie ou à la sécurité d’une autre personne. De plus, les sociétés de TekSavvy peuvent ne pas donner accès aux renseignements si la communication révélerait des renseignements commerciaux, si les renseignements sont protégés par le secret professionnel liant l’avocat à son client, si les renseignements ont été fournis uniquement à l’occasion d’un règlement officiel des différends, ou si les renseignements ont été créés dans le cadre d’une enquête menée relativement à l’infraction à un accord ou à une loi fédérale ou provinciale. S’il n’est pas possible de fournir l’accès aux renseignements personnels, les sociétés de TekSavvy doivent donner les raisons du refus de l’accès sur demande. 9.3 À la demande, les sociétés de TekSavvy doivent rendre compte de l’usage ou de la communication des renseignements personnels et, dans la mesure du possible, elles doivent indiquer la source des renseignements. Lorsqu’elles rendent compte de la communication, les sociétés de TekSavvy doivent fournir la liste des organisations auxquelles elles peuvent avoir communiqué des renseignements personnels sur la personne concernée, lorsqu’il n’est pas possible d’en donner la liste exacte. 9.4 Afin de protéger les renseignements personnels, on peut demander au client ou à l’employé de fournir suffisamment de renseignements d’identification aux sociétés de TekSavvy afin de permettre à celles-ci de rendre compte de l’existence, de l’utilisation et de la communication des renseignements personnels, et d’autoriser l’accès au dossier de la personne. Ces renseignements ne doivent servir qu’à cette fin. 9.5 Les sociétés de TekSavvy doivent corriger ou compléter rapidement les renseignements personnels qui s’avèrent inexacts ou incomplets. Les divergences sur l’exactitude ou l’intégralité, et qui n’ont pas été réglées, doivent être notées au dossier de la personne concernée. Le cas échéant, les sociétés de TekSavvy doivent informer des tiers qui ont accès aux renseignements en question, de toute modification ou de l’existence de toute divergence qui n’a pas été réglée. 9.6 Un client peut obtenir des renseignements ou demander l’accès à son dossier personnel en communiquant avec un représentant désigné au 1-877-779‑1575 en anglais, ou au 1800-368‑6909 en français, ou en envoyant un courriel contenant une telle demande en anglais ou en français à info@teksavvy.com. 9.7 Un employé peut obtenir des renseignements ou obtenir l’accès à son dossier personnel en communiquant avec son superviseur immédiat à la société de TekSavvy concernée. Dixième principe – Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes Un client ou un employé doit être en mesure de se plaindre du non-respect des principes énoncés ci-dessus en communiquant avec la ou les personnes responsables de faire respecter la Politique sur la protection des renseignements personnels au sein des sociétés de TekSavvy concernées. 10.1 Les sociétés de TekSavvy doivent maintenir des procédures pour traiter et répondre à toutes les demandes ou plaintes de leurs clients et employés au sujet du traitement des renseignements personnels par les sociétés de TekSavvy. 10.2 Les sociétés de TekSavvy doivent informer les clients et les employés de l’existence de ces procédures, ainsi que de la disponibilité des procédures relatives aux plaintes. 10.3 La ou les personnes responsables du respect de la Politique sur la protection des renseignements personnels peuvent demander des conseils externes, le cas échéant, avant de donner une réponse définitive aux plaintes de la personne concernée. 10.4 Les sociétés de TekSavvy doivent mener une enquête sur les plaintes relatives au non-respect de la Politique sur la protection des renseignements personnels. Si une plainte est jugée fondée, TekSavvy doit prendre les mesures appropriées pour régler la plainte, y compris la modification de ses politiques et procédures au besoin. Un client ou un employé doit être informé des résultats de l’enquête concernant sa plainte. Pour les enquêtes, pour se plaindre ou pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec : Ombudsman de la protection des renseignements personnels TekSavvy Solutions Inc. 330, rue Richmond, bureau 205 Chatham (Ontario) N7M 1P7 Télécopieur : 519‑360‑1716 Courriel : privacy@teksavvy.com VI. LA POLITIQUE SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS EN PRATIQUE – QUESTIONS ET RÉPONSES Q. Pourquoi TekSavvy a-t-elle une Politique sur la protection des renseignements personnels? R. Notre Politique sur la protection des renseignements personnels veille à ce que notre engagement à l’égard de la protection de vos renseignements personnels soit respecté. La Politique sur la protection des renseignements personnels tient compte de nos politiques les plus récentes qui établissent vos droits et nos obligations concernant le traitement de vos renseignements personnels par les sociétés de TekSavvy. La Politique sur la protection des renseignements personnels respecte les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, ainsi que du Code type sur la protection des renseignements personnels de l’Association canadienne de normalisation. (Un sommaire des principes sous-jacents à la Politique sur la protection des renseignements personnels est présenté à la partie II ci-dessus.) Q. Comment les sociétés de TekSavvy font-elles pour s’assurer que leurs employés et mandataires respectent la Politique sur la protection des renseignements personnels, lorsqu’ils traitent des renseignements personnels? R. Les employés et les mandataires qui agissent pour notre compte sont tenus de respecter la Politique sur la protection des renseignements personnels. Tous nos employés qui ont accès aux renseignements personnels sont formés au traitement de ces renseignements, et les nouveaux employés sont formés à la protection des renseignements personnels, comme une partie fondamentale de leur formation initiale en entreprise. Tous nos employés doivent examiner et s’engager à respecter la Politique sur la protection des renseignements personnels chaque année. Q. Qu’entend-on par renseignements personnels? R. Les renseignements personnels sont des renseignements concernant un individu identifiable. Cela comprend des renseignements sur vos abonnements à un produit et à un service, et l’utilisation que vous en faites. Les renseignements auxquels le public a accès, comme l’annuaire indiquant votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre courriel, ne constituent pas des renseignements personnels. Q. Pourquoi recueillons-nous des renseignements? R. La collecte d’information nous aide à mieux vous servir. Les sociétés de TekSavvy recueillent des renseignements personnels uniquement aux fins suivantes : · Établir et entretenir des rapports commerciaux avec les clients et fournir un service continu. · Comprendre vos besoins et votre admissibilité aux biens et aux services. · Recommander des biens et services précis pour répondre à vos besoins. · Développer, améliorer, commercialiser ou fournir des biens et des services. · Gérer et développer les activités et les opérations des sociétés de TekSavvy, y compris les questions liées au personnel et à l’emploi. · Satisfaire aux exigences imposées par les lois et les règlements. Vos renseignements personnels ne serviront à aucune autre fin sans votre consentement. Q. Pourquoi échangeons-nous des renseignements entre les sociétés de TekSavvy? R. L’échange de renseignements entre les sociétés de TekSavvy nous permet de mieux comprendre tous vos besoins et de mieux vous servir. En échangeant ces renseignements, nous pouvons déterminer vos besoins en matière d’information, de communication et de divertissement, et vous fournir des renseignements, des conseils, des biens et des services pertinents. Parfois, certains biens et services ne sont disponibles qu’auprès de certaines sociétés de TekSavvy. Par conséquent, dans de tels cas, l’échange de renseignements peut également s’imposer pour la prestation de certains ensembles de biens et/ou de services. Si vous relevez que nous avons des renseignements inexacts ou désuets, nous apporterons rapidement les changements nécessaires. Q. Puis-je retirer mon consentement à l’échange de renseignements parmi les sociétés de TekSavvy lorsqu’un tel échange vise la promotion de biens et de services? Vous pouvez décider ne pas vouloir que vos renseignements personnels soient échangés entre les sociétés de TekSavvy pour la promotion de biens et services. Si c’est le cas, vous pouvez nous en aviser en communiquant avec nous au 1-877-779‑1575 en anglais, ou au 1-800-368‑6909 en français. Q. Échangez-vous des renseignements personnels avec d’autres parties et, le cas échéant, avec qui? R. Notre politique générale veut que nous ne donnions pas de renseignements personnels à des parties à l’extérieur des sociétés de TekSavvy. Cependant, il y a certaines circonstances limitées, décrites ci-dessous, où il est nécessaire de le faire. Lorsque nous fournissons des renseignements personnels à des tiers, nous fournissons seulement les renseignements requis dans les circonstances. Les renseignements qui nous sont fournis par des tiers servent uniquement aux fins précisées, et sont assujettis à de strictes conditions en matière de confidentialité. Les employés des sociétés à qui nous pouvons fournir des renseignements sont tenus de respecter nos normes en matière de protection des renseignements personnels. Les tiers à qui nous pouvons devoir fournir des renseignements personnels comprennent ceux-ci : · Un agent agissant pour le compte d’une des sociétés de TekSavvy, comme une entité dont les services sont retenus pour effectuer l’installation ou l’entretien en notre nom. · Un autre fournisseur de services, afin d’offrir des services de communication efficients et efficaces (p. ex. pour fournir des services Internet commutés lorsque le client se trouve à l’extérieur de la zone de couverture pour les services Internet). · Une agence de recouvrement, aux fins explicites de recouvrer les comptes en souffrance. · Les organismes d’application de la loi, en cas d’urgence, pour les questions de sécurité interne, ou Une ordonnance du tribunal ou en raison d’un mandat de perquisition. · Les services d’urgence, en cas d’urgence. Q. Comment les sociétés de TekSavvy protègent-elles les renseignements personnels? R. Nous prenons toutes les précautions nécessaires pour assurer la protection de vos renseignements, qu’ils soient conservés électroniquement ou en format imprimé. Dans tous les cas, les renseignements sont conservés dans des installations protégées, protégés contre l’accès non autorisé, et conservés seulement aussi longtemps qu’il est raisonnablement nécessaire. Par exemple, nos fichiers électroniques sont sauvegardés aux fins de redondance, protégés par mot de passe, et accessibles seulement aux employés autorisés, en cas de nécessité absolue. Q. C’est quoi des « témoins » et les sociétés de TekSavvy s’en servent-elles? R. Pendant l’interaction d’un utilisateur dans un de nos sites Internet, il est possible que nous utilisions une fonction du navigateur appelée « témoin » pour recueillir les renseignements anonymement et suivre les tendances des utilisateurs dans nos sites Web. Un témoin est un petit fichier texte qui contient un numéro d’identification qui identifie votre navigateur, mais pas vous, pour nos systèmes informatiques, chaque fois que vous visitez l’un de nos sites qui utilisent des témoins. Les témoins nous indiquent quelles pages de nos sites sont visitées et par combien de personnes. Cela nous aide à améliorer l’expérience en ligne des visiteurs à nos sites. Sauf si vous nous en avisez précisément, nous ne saurons pas qui vous êtes, même si nous attribuons un témoin au navigateur associé à votre ordinateur. Nous ne pouvons pas utiliser des témoins seuls pour divulguer l’identité personnelle d’un utilisateur du site, et nous ne mettons pas ensemble les renseignements rassemblés par un témoin avec des renseignements personnellement identifiables comme votre nom, votre numéro de téléphone ou votre adresse électronique sans votre consentement. La plupart des grands sites Web utilisent des témoins, et la majorité des grands navigateurs sont réglés pour les accepter. Si vous le souhaitez, vous pouvez régler votre navigateur soit pour vous informer lorsque vous avez reçu un témoin, ou pour refuser d’accepter des témoins. Vous n’avez pas besoin de témoins pour visiter les sites Web des sociétés de TekSavvy. Cependant, si vous refusez les témoins, il est possible que vous ne puissiez pas utiliser certaines fonctions disponibles dans nos sites, comme les fonctions de personnalisation. Q. Que dois-je faire si j’ai d’autres questions ou préoccupations? R. Si vous avez d’autres questions ou des préoccupations concernant la protection de vos renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec nous au 1-877- 779‑1575 en anglais, ou au 1-800-368-6909 en français, ou en envoyons un courriel contenant une telle demande en anglais ou en français à info@teksavvy.com. Nos représentants du service à la clientèle vous aideront à cet effet. Q. Qui est responsable du respect de la Politique sur la protection des renseignements personnels en général? R. L’ombudsman de la protection des renseignements personnels de TekSavvy a la responsabilité générale concernant le respect, par les sociétés de TekSavvy, de la Politique sur la protection des renseignements personnels et des restrictions applicables en matière de protection des renseignements personnels. Si, après avoir communiqué avec nous au 1-877-779‑1575 en anglais, ou au 1800368‑6909 en français, ou en envoyant un courriel contenant une telle demande en anglais ou en français à privacy@teksavvy.com, vous avez d’autres préoccupations non réglées relativement au traitement de vos renseignements personnels par une des sociétés de TekSavvy, vous pouvez traiter de ces préoccupations en écrivant à l’ombudsman pour la protection des renseignements personnels. Vous devriez écrire à : Ombudsman de la protection des renseignements personnels TekSavvy Solutions Inc. 330, rue Richmond, bureau 205 Chatham (Ontario) N7M 1P7 Télécopieur : 519‑360‑1716 Veuillez noter que les plaintes présentées à l’ombudsman pour la protection des renseignements personnels doivent être écrites, et peuvent être livrées seulement par La Poste ou par télécopieur. Q. Y a-t-il une autre procédure pour se plaindre? R. Si l’ombudsman pour la protection des renseignements personnels de TekSavvy ne règle par une question relative à la protection des renseignements personnels à votre satisfaction, vous pouvez porter plainte auprès du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada en écrivant au : Commissaire à la protection de la vie privée du Canada 112, rue Kent Place de Ville Tour B, 3^e étage Ottawa (Ontario) K1A 1H3 VII. RENSEIGNEMENTS SUPPLÉMENTAIRES Pour obtenir une copie de la Loi sur la protection des renseignements personnels et documents électroniques, veuillez consulter le site Web du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada au http://www.priv.gc.ca/. Pour obtenir des copies du Code type sur la protection des renseignements personnels de la CSA, communiquez avec : Association canadienne de normalisation 5060, voie Spectrum Mississauga (Ontario) L4W 5N6 Pour de plus amples renseignements sur le code type de la CSA, visitez le site Web de la CSA au : http://www.csa.ca/cm/ca/fr/search.

POLITIQUE DE TEKSAVVY SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

I. INTRODUCTION

TekSavvy Solutions Inc. (« TekSavvy ») et ses succursales et sociétés affiliées (collectivement les « sociétés de TekSavvy » et individuellement la « société de TekSavvy ») fournissent une vaste gamme de services de télécommunication aux clients, y compris l’accès Internet et des services téléphoniques locaux et interurbains au Canada.

Les sociétés de TekSavvy (définie à la partie IV ci-dessous) sont engagées à protéger la vie privée, la confidentialité, la sécurité et l’exactitude des renseignements personnels des clients et des employés.

En 1996, le Code type sur la protection des renseignements personnels, CAN/CSA-Q830-96 de l’Association canadienne de normalisation (le « Code CSA ») a été publié comme Norme nationale du Canada. Par la suite, le Code CSA a été intégré en grande partie dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, L.C. 2000, ch.5, ainsi modifié (« LPRPDE »).

La Politique de TekSavvy sur la protection des renseignements personnels (« Politique sur la protection des renseignements personnels ») est un énoncé des principes et des lignes directrices relatifs aux exigences minimales visant la protection des renseignements personnels fournis par les sociétés de TekSavvy à leurs clients et à leurs employés. La Politique sur la protection des renseignements personnels a pour but d’établir des pratiques responsables et transparentes dans la gestion des renseignements personnels, conformément au Code CSA et la législation fédérale.

Les sociétés de TekSavvy continueront de revoir la Politique sur la protection des renseignements personnels au moins tous les cinq ans, afin de s’assurer qu’elle est pertinente et qu’elle demeure à jour par rapport aux technologies et aux lois changeantes, ainsi qu’aux besoins des sociétés de TekSavvy, de nos clients et employés qui évoluent constamment.

II. RÉSUMÉ DES PRINCIPES

Premier principe – Responsabilité

Les sociétés de TekSavvy sont responsables des renseignements personnels dont elles ont la gestion et doivent désigner une ou des personnes qui devront s’assurer du respect des principes énoncés ci-dessous.

Deuxième principe – Détermination des fins de la collecte de renseignements personnels

Les fins auxquelles des renseignements personnels sont recueillis doivent être déterminées par les sociétés de TekSavvy avant la collecte ou au moment de celle-ci.

Troisième principe – Consentement pour la collecte, l’utilisation ou la communication des renseignements personnels

Tout client doit être informé de toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui le concernent et y consentir, à moins qu’il ne soit pas approprié de le faire.

Quatrième principe – Limitation de la collecte des renseignements personnels

Les sociétés de TekSavvy ne peuvent recueillir que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées. Les sociétés de TekSavvy doivent collecter les renseignements personnels de façon honnête et licite.

Cinquième principe – Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation des renseignements personnels

Les renseignements personnels ne doivent pas être utilisés ou communiqués par les sociétés de TekSavvy à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige. Les sociétés de TekSavvy ne doivent conserver les renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées.

Sixième principe – Exactitude des renseignements personnels

Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés.

Septième principe – Mesures de sécurité

Les sociétés de TekSavvy doivent protéger les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.

Huitième principe – Transparence à l’égard des politiques et des pratiques

Les sociétés de TekSavvy doivent faire en sorte que des renseignements précis sur leurs politiques et leurs pratiques concernant la gestion des renseignements personnels soient facilement accessibles à tout client et employé.

Neuvième principe – Accès aux renseignements personnels par les clients et les employés

Les sociétés de TekSavvy doivent informer tout client ou employé qui en fait la demande de l’existence de renseignements personnels qui la concernent, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettre de les consulter. Il sera aussi possible au client ou à l’employé de contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements et d’y faire apporter les corrections appropriées.

Dixième principe – Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes

Un client ou un employé doit être en mesure de se plaindre du non-respect des principes énoncés ci-dessus en communiquant avec la ou les personnes responsables de faire respecter la Politique sur la protection des renseignements personnels au sein des sociétés de TekSavvy concernées.

III. PORTÉE ET APPLICATION

Les dix principes qui constituent le fondement de la Politique sur la protection des renseignements personnels sont interreliés, et les sociétés de TekSavvy doivent respecter les dix principes dans leur ensemble. Chaque principe doit être lu en se rapportant aux commentaires qui l’accompagnent. Comme le prévoit la LPRPDE, les commentaires de la Politique sur la protection des renseignements personnels ont été personnalisés afin de tenir compte des questions relatives aux renseignements personnels qui sont propres aux sociétés de TekSavvy.

Voici la portée et l’application de la Politique sur la protection des renseignements personnels :

· La Politique sur la protection des renseignements personnels s’applique aux renseignements personnels sur des clients et des employés des sociétés de TekSavvy, qui sont recueillis, utilisés ou communiqués par les sociétés de TekSavvy.

· La Politique sur la protection des renseignements personnels s’applique à la gestion des renseignements personnels sous toutes ses formes, orale, électronique ou écrite.

· La Politique sur la protection des renseignements personnels n’impose pas de restrictions à la collecte, à l’utilisation ou à la communication des renseignements suivants par les sociétés de TekSavvy :

(i) Les renseignements auxquels le public a accès, comme le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et l’adresse électronique d’un client, lorsqu’ils sont inscrits dans un répertoire ou publiés dans l’assistance-annuaire.

(ii) Le nom, le titre ou l’adresse du lieu de travail ou numéro d’un employé à une organisation.

L’application de la Politique sur la protection des renseignements personnels est assujettie aux exigences ou aux dispositions des lois, règlements, tarifs ou accords applicables, ou à l’ordonnance ou décisions de tout tribunal ou autre pouvoir juridique, y compris les règlements, ordonnances ou décisions applicables du Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes.

IV. DÉFINITIONS

Collecte – le fait de rassembler, d’acquérir, d’enregistrer ou d’obtenir des renseignements personnels, de n’importe quelle source, y compris des tiers, et par tous les moyens.

Consentement – acceptation volontaire de la collecte, de l’utilisation et de la communication des renseignements personnels à des fins définies. Le consentement peut être explicite ou implicite, et il peut être donné par la personne concernée ou par un représentant autorisé. Le consentement explicite peut être donné verbalement, par voie électronique ou par écrit, mais il est sans équivoque et il n’exige aucune inférence de la part des sociétés de TekSavvy. Le consentement implicite est celui que l’on peut raisonnablement inférer par les gestes ou l’inaction d’une personne.

Client – une personne qui utilise ou demande d’utiliser des biens ou services d’une société de TekSavvy, ou qui ne fournirait pas des renseignements personnels à une société de TekSavvy autrement que dans le cadre des activités commerciales d’une société de TekSavvy.

Communication – mettre les renseignements personnels à la disposition d’un tiers.

Employé – un employé d’une société de TekSavvy.

Renseignements personnels – renseignements sur une personne identifiable, mais pas des renseignements cumulatifs qui ne peuvent pas être associés à une personne précise.

Dans le cas d’un client, ces renseignements comprennent des renseignements sur le crédit d’un client, ses dossiers de facturation, le service et l’équipement, et toute plainte enregistrée.

Dans le cas d’un employé, ces renseignements comprennent les renseignements qui se trouvent dans son dossier personnel d’emploi, ses évaluations de rendement, et les renseignements médicaux et sur les avantages sociaux, mais ils ne comprennent pas le nom de l’employé, le titre de son poste, l’adresse de son lieu de travail ou son numéro de téléphone au travail.

Tiers – une personne autre que le client ou son agent, ou une organisation autre que les sociétés de TekSavvy.

Utilisation – le traitement, la manipulation et la gestion des renseignements personnels par les sociétés de TekSavvy.

V. LA POLITIQUE DE TEKSAVVY SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS EN DÉTAIL

Premier principe – Responsabilité

1.1 Il incombe à la haute direction des sociétés de TekSavvy d’assurer le respect des dispositions de la Politique sur la protection des renseignements personnels; à cette fin, la haute direction doit désigner au moins une personne comme responsable du respect de la Politique sur la protection des renseignements personnels. D’autres membres des sociétés de TekSavvy peuvent être délégués pour agir au nom de la ou des personnes désignées, ou pour assurer la collecte et le traitement quotidiens des renseignements personnels.

1.2 Les sociétés de TekSavvy communiqueront, sur demande, le titre du poste de la personne ou des personnes désignées pour veiller au respect de la Politique sur la protection des renseignements personnels par les sociétés de TekSavvy.

Les sociétés de TekSavvy ont désigné un ombudsman de la protection des renseignements personnels pour veiller au respect de la Politique sur la protection des renseignements personnels. Vous pouvez communiquer avec l’ombudsman de la protection des renseignements personnels à l’adresse suivante :

Ombudsman de la protection des renseignements personnels

TekSavvy Solutions Inc.

330, rue Richmond, bureau 205

Chatham (Ontario) N7M 1P7

Télécopieur : 519‑360‑1716

Courriel : privacy@teksavvy.com

1.3 Les sociétés de TekSavvy sont responsables des renseignements personnels en leur possession ou sous leur contrôle, y compris les renseignements qui ont été transférés à un tiers aux fins de traitement. Les sociétés de TekSavvy doivent employer les moyens appropriés pour fournir un degré de protection comparable pendant que les renseignements qui sont en cours de traitements par une tierce partie (voir le septième principe).

1.4 Les sociétés de TekSavvy ont mis en œuvre des politiques et des procédures en vue de l’effectivité de la Politique sur la protection des renseignements personnels, y compris :

a) la mise en œuvre des procédures pour protéger les renseignements personnels et pour veiller au respect de la Politique sur la protection des renseignements personnels par les sociétés de TekSavvy;

b) la mise en place des procédures pour recevoir les plaintes et les demandes de renseignements, et y donner suite;

c) la formation du personnel et la transmission au personnel des renseignements sur les politiques et pratiques des sociétés de TekSavvy;

d) la rédaction des documents explicatifs concernant les politiques et les pratiques des sociétés de TekSavvy.

Deuxième principe – Détermination des fins de la collecte de renseignements personnels

Les fins auxquelles des renseignements personnels sont recueillis doivent être déterminées par les sociétés de TekSavvy avant la collecte ou au moment de celle-ci.

2.1 Les sociétés de TekSavvy recueillent des renseignements personnels uniquement aux fins suivantes :

a) Établir et entretenir des rapports commerciaux avec les clients et fournir un service continu.

b) Comprendre les besoins des clients.

c) Développer, améliorer, commercialiser ou fournir des biens et services.

d) Gérer et développer leurs activités et leurs opérations, y compris les questions liées au personnel et à l’emploi.

e) Satisfaire aux exigences imposées par les lois et les règlements.

Les références ultérieures à « fins précisées » veulent dire les fins déterminées dans le présent principe 2.1.

2.2 Les sociétés de TekSavvy doivent indiquer au client ou à l’employé, oralement, par voie électronique ou par écrit, avant ou au moment de recueillir les renseignements personnels, les fins déterminées. Sur demande, les personnes qui recueillent les renseignements personnels doivent expliquer ces fins déterminées, ou renvoyer les particuliers à une personne désignée des sociétés de TekSavvy, qui expliquera les fins.

2.3 Sauf si la loi l’exige, les sociétés de TekSavvy ne doivent pas utiliser ou communiquer les renseignements personnels qui ont été recueillis à toute nouvelle fin, sans d’abord déterminer et documenter la nouvelle fin et obtenir le consentement du client ou de l’employé.

Troisième principe – Consentement pour la collecte, l’utilisation ou la communication des renseignements personnels

Toute personne doit être informée de toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui la concernent et y consentir, à moins qu’il ne soit pas approprié de le faire.

3.1 Dans certaines circonstances, il est possible de recueillir, d’utiliser et de communiquer des renseignements à l’insu de la personne concernée et sans son consentement. Par exemple, les sociétés de TekSavvy peuvent recueillir ou utiliser les renseignements personnels à l’insu de la personne ou sans son consentement s’il est nettement dans l’intérêt de la personne de le faire et qu’il est impossible d’obtenir rapidement son consentement, comme dans le cas d’un mineur, d’une personne gravement malade ou qui souffre d’incapacité mentale.

Les sociétés de TekSavvy peuvent aussi recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels à l’insu de la personne ou sans son consentement si la demande de consentement de la personne va à l’encontre du but visé par la collecte des renseignements, comme dans le cas d’une enquête sur une infraction à un accord ou à une loi fédérale ou provinciale.

Les sociétés de TekSavvy peuvent aussi utiliser ou communiquer les renseignements personnels à l’insu de la personne concernée ou sans son consentement en cas d’urgence, si la vie, la santé ou la sécurité d’une personne est menacée.

Les sociétés de TekSavvy peuvent communiquer des renseignements personnels à l’insu de la personne concernée ou sans son consentement à un avocat qui représente les sociétés de TekSavvy, afin de recouvrer une créance, de respecter un subpoena, un mandat ou autre ordonnance des tribunaux, ou conformément à d’autres exigences de la loi.

3.2 En obtenant le consentement, les sociétés de TekSavvy doivent prendre des mesures raisonnables pour s’assurer qu’un client ou un employé est informé des fins déterminées pour lesquels les renseignements personnels seront utilisés ou communiqués. Les fins doivent être énoncées d’une façon qui peut être raisonnablement comprise par le client ou l’employé.

3.3 En général, les sociétés de TekSavvy doivent obtenir le consentement des personnes concernées relativement à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels au moment de la collecte. Cependant, les sociétés de TekSavvy peuvent obtenir le consentement concernant l’utilisation et la communication des renseignements personnels après avoir recueilli ces renseignements, mais avant qu’ils soient utilisés ou communiqués à une nouvelle fin.

3.4 Les sociétés de TekSavvy exigeront des clients qu’ils consentent à la collecte, à l’utilisation ou à la communication des renseignements personnels comme condition de la fourniture d’un bien ou d’un service seulement si cette collecte, utilisation ou communication est nécessaire pour atteindre les fins déterminées.

3.5 Pour déterminer la forme appropriée que prendra le consentement, les sociétés de TekSavvy doivent tenir compte de la sensibilité des renseignements personnels et des attentes raisonnables de leurs clients et employés.

3.6 En général, l’utilisation des biens et services par un client, ou l’acceptation d’un emploi ou d’avantages sociaux par un employé, constituent un consentement implicite pour que les sociétés de TekSavvy recueillent, utilisent et communiquent des renseignements personnels pour toutes les fins déterminées.

3.7 Un client ou un employé peut retirer son consentement en tout temps, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles, et sur avis raisonnable. Les clients et les employés peuvent contacter les sociétés de TekSavvy pour obtenir de plus amples renseignements sur les conséquences associées au retrait de leur consentement.

Quatrième principe – Limitation de la collecte des renseignements personnels

4.1 Les sociétés de TekSavvy recueillent des renseignements personnels principalement auprès de leurs clients ou employés.

4.2 Les sociétés de TekSavvy peuvent aussi recueillir des renseignements personnels à partir d’autres sources, y compris les bureaux de crédit, les employeurs ou les références personnelles, ou d’autres tiers qui se présentent comme ayant le droit de communiquer des renseignements.

Cinquième principe – Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation des renseignements personnels

5.1 Dans certaines circonstances, des renseignements personnels peuvent être recueillis, utilisés ou communiqués à l’insu de la personne et sans son consentement. (Voir le principe 3.1.)

5.2 En outre, les sociétés de TekSavvy peuvent communiquer les renseignements personnels d’un client aux personnes suivantes :

a) Un autre fournisseur de services de télécommunications pour la prestation efficiente et efficace des services de télécommunication

b) Une entité qui s’occupe de fournir aux clients des services liés aux communications ou au répertoire de communications

c) Une autre entité en vue du développement, de l’amélioration, de la commercialisation ou de la prestation de biens ou de services des sociétés de TekSavvy

d) Un agent dont les services sont retenus par les sociétés de TekSavvy relativement au recouvrement du compte du client

e) Les fournisseurs de crédit et les agences d’évaluation du crédit

f) Une personne qui, selon le jugement raisonnable des sociétés de TekSavvy, recherche des renseignements en tant que mandataire du client

g) Un ou des tiers, si le client consent à la communication ou si la communication est imposée par la loi

5.3 Les sociétés de TekSavvy peuvent communiquer des renseignements au sujet de leurs employés :

a) pour l’administration régulière du personnel et des avantages sociaux;

b) dans le contexte où il faut fournir des références concernant des employés actuels ou antérieurs, en réponse à des demandes d’employeurs prospectifs, dans la mesure où ces références sont accordées;

c) lorsque la communication est imposée par la loi.

5.4 Seuls les employés des sociétés de TekSavvy, qui ont besoin d’accès pour des raisons d’affaires, ou dont les fonctions l’exigent raisonnablement, ont accès aux renseignements personnels sur les clients et les employés.

5.5 Les sociétés de TekSavvy conserveront les renseignements personnels seulement tant et aussi longtemps qu’ils sont nécessaires ou pertinents pour les fins déterminées, ou que la loi l’exige. Selon les circonstances, lorsque des renseignements personnels ont été utilisés pour prendre une décision au sujet d’un client ou d’un employé, les sociétés de TekSavvy doivent conserver, pendant un certain temps qui est raisonnablement suffisant pour permettre au client ou à l’employé d’accéder aux renseignements comme tels ou au motif de la décision.

5.6 Les sociétés de TekSavvy doivent maintenir des contrôles raisonnables et systématiques, des calendriers et des pratiques concernant la conservation et la destruction des renseignements et des dossiers, qui s’appliquent aux renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires ou pertinents pour les fins déterminées, ou dont la loi exige la conservation. Ces renseignements seront détruits, effacés ou rendus anonymes.

Sixième principe – Exactitude des renseignements personnels

Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés.

6.1 Les renseignements personnels utilisés par les sociétés de TekSavvy doivent être suffisamment exacts, complets et à jour pour réduire au minimum la possibilité que des renseignements inappropriés soient utilisés pour prendre une décision au sujet d’un client ou d’un employé.

6.2 Les sociétés de TekSavvy doivent mettre à jour les renseignements personnels sur les clients et les employés au fur et à mesure des besoins afin d’atteindre les fins déterminées, ou sur avis de la personne concernée.

Septième principe – Mesures de sécurité

Les sociétés de TekSavvy doivent protéger les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.

7.1 Les sociétés de TekSavvy doivent protéger les renseignements personnels contre les risques de perte ou de vol, la consultation, la communication, la copie, l’utilisation, la modification ou la destruction non autorisée, en prenant des mesures de sécurité appropriées. Les sociétés de TekSavvy doivent protéger les renseignements quelle que soit la forme sous laquelle ils sont conservés.

7.2 Les sociétés de TekSavvy doivent protéger les renseignements contre la communication à des tiers au moyen d’ententes contractuelles stipulant la confidentialité des renseignements et les fins pour lesquelles ils doivent servir.

7.3 Il faut exiger, comme condition d’emploi à tous les employés de TekSavvy qui ont accès aux renseignements personnels, de respecter la confidentialité des renseignements personnels.

Huitième principe – Transparence à l’égard des politiques et des pratiques

8.1 Les sociétés de TekSavvy doivent faire en sorte que les renseignements sur leurs politiques et pratiques soient faciles à comprendre, y compris :

a) la fonction et l’adresse de la ou des personnes responsables d’assurer le respect de la Politique sur la protection des renseignements personnels par les sociétés de TekSavvy, et de celles à qui les demandes de renseignements ou les plaintes peuvent être transmises;

b) les moyens d’accès aux renseignements personnels que possèdent les sociétés de TekSavvy;

c) la description du genre de renseignements personnels que possèdent les sociétés de TekSavvy, y compris une explication générale de leur usage.

8.2 Les sociétés de TekSavvy rendront les renseignements accessibles afin d’aider les clients et les employés à exercer des choix concernant l’utilisation de leurs renseignements personnels, et les services renforçant la protection des renseignements personnels disponibles auprès des sociétés de TekSavvy.

Neuvième principe – Accès aux renseignements personnels par les clients et les employés

9.1 Les sociétés de TekSavvy doivent donner à un client ou à un employé qui en fait la demande une occasion raisonnable d’examiner les renseignements personnels qui se trouvent dans son dossier. Les renseignements personnels seront fournis sous une forme compréhensible dans un délai raisonnable, et à coût minime ou sans frais pour la personne concernée.

9.2 Dans certains cas, il peut être impossible pour les sociétés de TekSavvy de donner accès à tous les renseignements personnels qu’elles possèdent sur un client ou un employé. Par exemple, les sociétés de TekSavvy peuvent ne pas donner accès aux renseignements si en le faisant elles sont susceptibles de révéler des renseignements personnels sur un tiers, ou si elles risquent vraisemblablement de nuire à la vie ou à la sécurité d’une autre personne. De plus, les sociétés de TekSavvy peuvent ne pas donner accès aux renseignements si la communication révélerait des renseignements commerciaux, si les renseignements sont protégés par le secret professionnel liant l’avocat à son client, si les renseignements ont été fournis uniquement à l’occasion d’un règlement officiel des différends, ou si les renseignements ont été créés dans le cadre d’une enquête menée relativement à l’infraction à un accord ou à une loi fédérale ou provinciale. S’il n’est pas possible de fournir l’accès aux renseignements personnels, les sociétés de TekSavvy doivent donner les raisons du refus de l’accès sur demande.

9.3 À la demande, les sociétés de TekSavvy doivent rendre compte de l’usage ou de la communication des renseignements personnels et, dans la mesure du possible, elles doivent indiquer la source des renseignements. Lorsqu’elles rendent compte de la communication, les sociétés de TekSavvy doivent fournir la liste des organisations auxquelles elles peuvent avoir communiqué des renseignements personnels sur la personne concernée, lorsqu’il n’est pas possible d’en donner la liste exacte.

9.4 Afin de protéger les renseignements personnels, on peut demander au client ou à l’employé de fournir suffisamment de renseignements d’identification aux sociétés de TekSavvy afin de permettre à celles-ci de rendre compte de l’existence, de l’utilisation et de la communication des renseignements personnels, et d’autoriser l’accès au dossier de la personne. Ces renseignements ne doivent servir qu’à cette fin.

9.5 Les sociétés de TekSavvy doivent corriger ou compléter rapidement les renseignements personnels qui s’avèrent inexacts ou incomplets. Les divergences sur l’exactitude ou l’intégralité, et qui n’ont pas été réglées, doivent être notées au dossier de la personne concernée. Le cas échéant, les sociétés de TekSavvy doivent informer des tiers qui ont accès aux renseignements en question, de toute modification ou de l’existence de toute divergence qui n’a pas été réglée.

9.6 Un client peut obtenir des renseignements ou demander l’accès à son dossier personnel en communiquant avec un représentant désigné au 1-877-779‑1575 en anglais, ou au 1800-368‑6909 en français, ou en envoyant un courriel contenant une telle demande en anglais ou en français à info@teksavvy.com.

9.7 Un employé peut obtenir des renseignements ou obtenir l’accès à son dossier personnel en communiquant avec son superviseur immédiat à la société de TekSavvy concernée.

Dixième principe – Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes

10.1 Les sociétés de TekSavvy doivent maintenir des procédures pour traiter et répondre à toutes les demandes ou plaintes de leurs clients et employés au sujet du traitement des renseignements personnels par les sociétés de TekSavvy.

10.2 Les sociétés de TekSavvy doivent informer les clients et les employés de l’existence de ces procédures, ainsi que de la disponibilité des procédures relatives aux plaintes.

10.3 La ou les personnes responsables du respect de la Politique sur la protection des renseignements personnels peuvent demander des conseils externes, le cas échéant, avant de donner une réponse définitive aux plaintes de la personne concernée.

10.4 Les sociétés de TekSavvy doivent mener une enquête sur les plaintes relatives au non-respect de la Politique sur la protection des renseignements personnels. Si une plainte est jugée fondée, TekSavvy doit prendre les mesures appropriées pour régler la plainte, y compris la modification de ses politiques et procédures au besoin. Un client ou un employé doit être informé des résultats de l’enquête concernant sa plainte.

Pour les enquêtes, pour se plaindre ou pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec :

Ombudsman de la protection des renseignements personnels

TekSavvy Solutions Inc.

330, rue Richmond, bureau 205

Chatham (Ontario) N7M 1P7

Télécopieur : 519‑360‑1716

Courriel : privacy@teksavvy.com

VI. LA POLITIQUE SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS EN PRATIQUE – QUESTIONS ET RÉPONSES

Q. Pourquoi TekSavvy a-t-elle une Politique sur la protection des renseignements personnels?

R. Notre Politique sur la protection des renseignements personnels veille à ce que notre engagement à l’égard de la protection de vos renseignements personnels soit respecté. La Politique sur la protection des renseignements personnels tient compte de nos politiques les plus récentes qui établissent vos droits et nos obligations concernant le traitement de vos renseignements personnels par les sociétés de TekSavvy. La Politique sur la protection des renseignements personnels respecte les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, ainsi que du Code type sur la protection des renseignements personnels de l’Association canadienne de normalisation. (Un sommaire des principes sous-jacents à la Politique sur la protection des renseignements personnels est présenté à la partie II ci-dessus.)

Q. Comment les sociétés de TekSavvy font-elles pour s’assurer que leurs employés et mandataires respectent la Politique sur la protection des renseignements personnels, lorsqu’ils traitent des renseignements personnels?

R. Les employés et les mandataires qui agissent pour notre compte sont tenus de respecter la Politique sur la protection des renseignements personnels. Tous nos employés qui ont accès aux renseignements personnels sont formés au traitement de ces renseignements, et les nouveaux employés sont formés à la protection des renseignements personnels, comme une partie fondamentale de leur formation initiale en entreprise. Tous nos employés doivent examiner et s’engager à respecter la Politique sur la protection des renseignements personnels chaque année.

Q. Qu’entend-on par renseignements personnels?

R. Les renseignements personnels sont des renseignements concernant un individu identifiable. Cela comprend des renseignements sur vos abonnements à un produit et à un service, et l’utilisation que vous en faites. Les renseignements auxquels le public a accès, comme l’annuaire indiquant votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre courriel, ne constituent pas des renseignements personnels.

Q. Pourquoi recueillons-nous des renseignements?

R. La collecte d’information nous aide à mieux vous servir. Les sociétés de TekSavvy recueillent des renseignements personnels uniquement aux fins suivantes :

· Établir et entretenir des rapports commerciaux avec les clients et fournir un service continu.

· Comprendre vos besoins et votre admissibilité aux biens et aux services.

· Recommander des biens et services précis pour répondre à vos besoins.

· Développer, améliorer, commercialiser ou fournir des biens et des services.

· Gérer et développer les activités et les opérations des sociétés de TekSavvy, y compris les questions liées au personnel et à l’emploi.

· Satisfaire aux exigences imposées par les lois et les règlements.

Vos renseignements personnels ne serviront à aucune autre fin sans votre consentement.

Q. Pourquoi échangeons-nous des renseignements entre les sociétés de TekSavvy?

R. L’échange de renseignements entre les sociétés de TekSavvy nous permet de mieux comprendre tous vos besoins et de mieux vous servir. En échangeant ces renseignements, nous pouvons déterminer vos besoins en matière d’information, de communication et de divertissement, et vous fournir des renseignements, des conseils, des biens et des services pertinents. Parfois, certains biens et services ne sont disponibles qu’auprès de certaines sociétés de TekSavvy. Par conséquent, dans de tels cas, l’échange de renseignements peut également s’imposer pour la prestation de certains ensembles de biens et/ou de services. Si vous relevez que nous avons des renseignements inexacts ou désuets, nous apporterons rapidement les changements nécessaires.

Q. Puis-je retirer mon consentement à l’échange de renseignements parmi les sociétés de TekSavvy lorsqu’un tel échange vise la promotion de biens et de services?

Vous pouvez décider ne pas vouloir que vos renseignements personnels soient échangés entre les sociétés de TekSavvy pour la promotion de biens et services. Si c’est le cas, vous pouvez nous en aviser en communiquant avec nous au 1-877-779‑1575 en anglais, ou au 1-800-368‑6909 en français.

Q. Échangez-vous des renseignements personnels avec d’autres parties et, le cas échéant, avec qui?

R. Notre politique générale veut que nous ne donnions pas de renseignements personnels à des parties à l’extérieur des sociétés de TekSavvy. Cependant, il y a certaines circonstances limitées, décrites ci-dessous, où il est nécessaire de le faire. Lorsque nous fournissons des renseignements personnels à des tiers, nous fournissons seulement les renseignements requis dans les circonstances. Les renseignements qui nous sont fournis par des tiers servent uniquement aux fins précisées, et sont assujettis à de strictes conditions en matière de confidentialité. Les employés des sociétés à qui nous pouvons fournir des renseignements sont tenus de respecter nos normes en matière de protection des renseignements personnels.

Les tiers à qui nous pouvons devoir fournir des renseignements personnels comprennent ceux-ci :

· Un agent agissant pour le compte d’une des sociétés de TekSavvy, comme une entité dont les services sont retenus pour effectuer l’installation ou l’entretien en notre nom.

· Un autre fournisseur de services, afin d’offrir des services de communication efficients et efficaces (p. ex. pour fournir des services Internet commutés lorsque le client se trouve à l’extérieur de la zone de couverture pour les services Internet).

· Une agence de recouvrement, aux fins explicites de recouvrer les comptes en souffrance.

· Les organismes d’application de la loi, en cas d’urgence, pour les questions de sécurité interne, ou Une ordonnance du tribunal ou en raison d’un mandat de perquisition.

· Les services d’urgence, en cas d’urgence.

Q. Comment les sociétés de TekSavvy protègent-elles les renseignements personnels?

R. Nous prenons toutes les précautions nécessaires pour assurer la protection de vos renseignements, qu’ils soient conservés électroniquement ou en format imprimé. Dans tous les cas, les renseignements sont conservés dans des installations protégées, protégés contre l’accès non autorisé, et conservés seulement aussi longtemps qu’il est raisonnablement nécessaire. Par exemple, nos fichiers électroniques sont sauvegardés aux fins de redondance, protégés par mot de passe, et accessibles seulement aux employés autorisés, en cas de nécessité absolue.

Q. C’est quoi des « témoins » et les sociétés de TekSavvy s’en servent-elles?

R. Pendant l’interaction d’un utilisateur dans un de nos sites Internet, il est possible que nous utilisions une fonction du navigateur appelée « témoin » pour recueillir les renseignements anonymement et suivre les tendances des utilisateurs dans nos sites Web. Un témoin est un petit fichier texte qui contient un numéro d’identification qui identifie votre navigateur, mais pas vous, pour nos systèmes informatiques, chaque fois que vous visitez l’un de nos sites qui utilisent des témoins. Les témoins nous indiquent quelles pages de nos sites sont visitées et par combien de personnes. Cela nous aide à améliorer l’expérience en ligne des visiteurs à nos sites.

Sauf si vous nous en avisez précisément, nous ne saurons pas qui vous êtes, même si nous attribuons un témoin au navigateur associé à votre ordinateur. Nous ne pouvons pas utiliser des témoins seuls pour divulguer l’identité personnelle d’un utilisateur du site, et nous ne mettons pas ensemble les renseignements rassemblés par un témoin avec des renseignements personnellement identifiables comme votre nom, votre numéro de téléphone ou votre adresse électronique sans votre consentement.

La plupart des grands sites Web utilisent des témoins, et la majorité des grands navigateurs sont réglés pour les accepter. Si vous le souhaitez, vous pouvez régler votre navigateur soit pour vous informer lorsque vous avez reçu un témoin, ou pour refuser d’accepter des témoins. Vous n’avez pas besoin de témoins pour visiter les sites Web des sociétés de TekSavvy. Cependant, si vous refusez les témoins, il est possible que vous ne puissiez pas utiliser certaines fonctions disponibles dans nos sites, comme les fonctions de personnalisation.

Q. Que dois-je faire si j’ai d’autres questions ou préoccupations?

R. Si vous avez d’autres questions ou des préoccupations concernant la protection de vos renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec nous au 1-877- 779‑1575 en anglais, ou au 1-800-368-6909 en français, ou en envoyons un courriel contenant une telle demande en anglais ou en français à info@teksavvy.com. Nos représentants du service à la clientèle vous aideront à cet effet.

Q. Qui est responsable du respect de la Politique sur la protection des renseignements personnels en général?

R. L’ombudsman de la protection des renseignements personnels de TekSavvy a la responsabilité générale concernant le respect, par les sociétés de TekSavvy, de la Politique sur la protection des renseignements personnels et des restrictions applicables en matière de protection des renseignements personnels. Si, après avoir communiqué avec nous au 1-877-779‑1575 en anglais, ou au 1800368‑6909 en français, ou en envoyant un courriel contenant une telle demande en anglais ou en français à privacy@teksavvy.com, vous avez d’autres préoccupations non réglées relativement au traitement de vos renseignements personnels par une des sociétés de TekSavvy, vous pouvez traiter de ces préoccupations en écrivant à l’ombudsman pour la protection des renseignements personnels.

Vous devriez écrire à :

Ombudsman de la protection des renseignements personnels

TekSavvy Solutions Inc.

330, rue Richmond, bureau 205

Chatham (Ontario) N7M 1P7

Télécopieur : 519‑360‑1716

Veuillez noter que les plaintes présentées à l’ombudsman pour la protection des renseignements personnels doivent être écrites, et peuvent être livrées seulement par La Poste ou par télécopieur.

Q. Y a-t-il une autre procédure pour se plaindre?

R. Si l’ombudsman pour la protection des renseignements personnels de TekSavvy ne règle par une question relative à la protection des renseignements personnels à votre satisfaction, vous pouvez porter plainte auprès du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada en écrivant au :

Commissaire à la protection de la vie privée du Canada

112, rue Kent

Place de Ville

Tour B, 3^e étage

Ottawa (Ontario)

K1A 1H3

VII. RENSEIGNEMENTS SUPPLÉMENTAIRES

Pour obtenir une copie de la Loi sur la protection des renseignements personnels et documents électroniques, veuillez consulter le site Web du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada au http://www.priv.gc.ca/.

Pour obtenir des copies du Code type sur la protection des renseignements personnels de la CSA, communiquez avec :

Association canadienne de normalisation

5060, voie Spectrum

Mississauga (Ontario)

L4W 5N6

Pour de plus amples renseignements sur le code type de la CSA, visitez le site Web de la CSA au : http://www.csa.ca/cm/ca/fr/search.